POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COYAIMA GROUP S.A.S.
NIT: 901.768.881-7
Domicilio: Vía Palmera, Pijao, Quindío, Colombia
Correo electrónico: hola@casa-coyaima.com
Sitio web: https://casa-coyaima.com
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 13 de septiembre de 2026
Última actualización: 13 de septiembre de 2026
1. INTRODUCCIÓN
COYAIMA GROUP S.A.S., identificada con NIT 901.768.881-7, en adelante “COYAIMA GROUP”, reconoce la importancia de la protección de los datos personales de sus clientes, huéspedes, usuarios, trabajadores, candidatos, proveedores, contratistas, aliados comerciales y demás personas cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la compañía.
En cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan, COYAIMA GROUP adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
La presente Política establece los principios, condiciones, finalidades y procedimientos bajo los cuales COYAIMA GROUP realiza el tratamiento de datos personales, así como los mecanismos disponibles para que los titulares puedan ejercer sus derechos.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
COYAIMA GROUP S.A.S.
NIT: 901.768.881-7
Domicilio: Vía Palmera, Pijao, Quindío, Colombia
Correo electrónico: hola@casa-coyaima.com
Sitio web: https://casa-coyaima.com
Para efectos de consultas, solicitudes, reclamos o ejercicio de los derechos previstos en esta Política, el titular podrá comunicarse a través del correo electrónico:
hola@casa-coyaima.com
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política se aplica a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos, circulados o suprimidos por COYAIMA GROUP, independientemente del medio utilizado para su recolección.
La Política podrá aplicarse a datos obtenidos, entre otros, a través de:
- El sitio web de Casa Coyaima.
- Formularios físicos o electrónicos.
- Correo electrónico.
- Teléfono.
- WhatsApp u otros canales de mensajería.
- Plataformas de reservas.
- Redes sociales.
- Procesos de reserva y prestación de servicios.
- Procesos de selección y contratación laboral.
- Relaciones con proveedores y contratistas.
- Comunicaciones comerciales.
- Cualquier otro medio legítimo de recolección de información.
4. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política se aplicarán las definiciones establecidas en la legislación colombiana vigente, incluyendo, entre otras:
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Titular
La persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
Responsable del Tratamiento
La persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento
La persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando dicha autorización sea exigible.
Dato sensible
Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de conformidad con la legislación colombiana.
Aviso de Privacidad
Comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta Política, las finalidades del tratamiento y la forma de acceder a ella.
5. PRINCIPIOS APLICABLES
COYAIMA GROUP realizará el tratamiento de datos personales de acuerdo con los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente:
Legalidad
El tratamiento estará sujeto a las disposiciones legales aplicables.
Finalidad
Los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas y previamente informadas al titular.
Libertad
El tratamiento se realizará con el consentimiento del titular cuando este sea legalmente exigible, o con fundamento en una excepción prevista por la legislación.
Transparencia
El titular podrá obtener información sobre la existencia y tratamiento de sus datos personales.
Acceso y circulación restringida
Los datos personales no estarán disponibles para acceso público indiscriminado y su tratamiento estará limitado a las personas autorizadas o a los casos permitidos por la ley.
Seguridad
COYAIMA GROUP implementará medidas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso o tratamiento no autorizado.
Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información.
6. DATOS PERSONALES QUE PUEDEN SER TRATADOS
Dependiendo de la relación existente con el titular, COYAIMA GROUP podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identificación.
- Fecha de nacimiento, cuando sea necesaria.
- Nacionalidad, cuando sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales.
- Dirección.
- Ciudad o país de residencia.
- Número de teléfono.
- Correo electrónico.
- Información relacionada con reservas.
- Información relacionada con estancias y servicios contratados.
- Información de facturación.
- Información necesaria para realizar o recibir pagos.
- Información de contacto de emergencia, cuando resulte necesaria.
- Información relacionada con solicitudes especiales realizadas por el cliente.
- Información relacionada con proveedores y contratistas.
- Información laboral y profesional.
- Información contenida en hojas de vida, cuando corresponda.
- Fotografías, imágenes o videos, cuando corresponda.
- Información necesaria para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o administrativas.
COYAIMA GROUP únicamente recolectará los datos que resulten pertinentes y necesarios para las finalidades informadas o para el cumplimiento de obligaciones legales.
7. DATOS SENSIBLES
COYAIMA GROUP reconoce que determinados datos personales tienen la consideración de datos sensibles conforme a la legislación colombiana.
La compañía evitará recolectar datos sensibles salvo cuando su tratamiento sea necesario, pertinente y legalmente permitido.
Cuando sea necesario solicitar datos sensibles y la legislación exija autorización, esta será solicitada de manera expresa e informada.
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista una excepción legal aplicable.
Cuando un titular suministre voluntariamente información sensible a COYAIMA GROUP, dicha información será tratada únicamente para la finalidad para la cual fue proporcionada y de conformidad con la legislación aplicable.
8. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
COYAIMA GROUP reconoce la especial protección otorgada por la legislación colombiana a los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
La compañía evitará el tratamiento de dichos datos salvo cuando resulte necesario para la prestación de los servicios, exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones y garantías previstas en la legislación colombiana.
En cualquier tratamiento de datos de menores se procurará garantizar el respeto de sus derechos fundamentales y su interés superior.
9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
COYAIMA GROUP podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:
9.1. Atención de clientes y usuarios
- Atender solicitudes de información.
- Responder consultas.
- Gestionar comunicaciones.
- Atender peticiones, quejas y reclamos.
- Mantener comunicación relacionada con los servicios.
9.2. Reservas y prestación de servicios
- Gestionar reservas.
- Confirmar, modificar o cancelar reservas.
- Gestionar la llegada y salida de huéspedes.
- Prestar los servicios contratados.
- Contactar al huésped durante su estancia cuando resulte necesario.
- Gestionar solicitudes especiales.
- Coordinar servicios adicionales solicitados por el cliente.
- Gestionar incidencias relacionadas con la prestación del servicio.
9.3. Gestión administrativa
- Elaborar cotizaciones.
- Elaborar facturas y documentos equivalentes.
- Gestionar cobros y pagos.
- Gestionar reembolsos.
- Mantener registros contables y administrativos.
- Cumplir obligaciones fiscales y tributarias.
9.4. Cumplimiento legal
- Cumplir las obligaciones establecidas por las autoridades colombianas.
- Atender requerimientos judiciales o administrativos.
- Cumplir obligaciones relacionadas con la actividad turística y de alojamiento cuando sean aplicables.
- Cumplir obligaciones laborales, fiscales, contables y comerciales.
9.5. Seguridad
- Proteger a huéspedes, trabajadores, visitantes y proveedores.
- Proteger las instalaciones y bienes de COYAIMA GROUP.
- Gestionar controles de acceso.
- Prevenir fraude, abuso, uso indebido de las instalaciones o actividades ilícitas.
- Gestionar sistemas de videovigilancia, cuando existan y de conformidad con la legislación aplicable.
9.6. Gestión de proveedores y contratistas
- Evaluar y gestionar proveedores.
- Formalizar y ejecutar contratos.
- Realizar pagos.
- Gestionar obligaciones fiscales y administrativas.
- Mantener comunicaciones relacionadas con la relación contractual.
9.7. Gestión de trabajadores y candidatos
En relación con trabajadores y candidatos a procesos de selección, los datos podrán ser tratados para:
- Gestionar procesos de selección.
- Verificar información profesional.
- Formalizar contratos.
- Administrar la relación laboral.
- Gestionar nómina y prestaciones.
- Gestionar seguridad social.
- Cumplir obligaciones laborales.
- Gestionar seguridad y salud en el trabajo.
- Cumplir obligaciones legales y administrativas.
10. COMUNICACIONES COMERCIALES
COYAIMA GROUP podrá utilizar los datos personales para enviar información comercial, promociones, novedades, experiencias, actividades y servicios cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente o exista otra base legal que permita dicho tratamiento.
El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de las comunicaciones comerciales.
La solicitud de suspensión de comunicaciones comerciales no afectará las comunicaciones necesarias para gestionar una reserva, una relación contractual, una solicitud del titular o el cumplimiento de obligaciones legales.
11. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web de Casa Coyaima podrá utilizar cookies y tecnologías similares con diferentes finalidades, incluyendo:
- Facilitar la navegación.
- Mantener determinadas funcionalidades del sitio.
- Analizar el uso del sitio web.
- Mejorar la experiencia del usuario.
- Generar estadísticas.
- Medir el funcionamiento del sitio.
- Personalizar determinados contenidos o servicios.
- Realizar actividades de marketing digital cuando corresponda.
Las cookies podrán ser propias o de terceros.
El usuario podrá configurar o limitar el uso de cookies mediante las opciones disponibles en su navegador o mediante las herramientas que eventualmente sean habilitadas en el sitio web.
Cuando determinadas cookies requieran autorización previa conforme a la legislación aplicable, COYAIMA GROUP implementará los mecanismos correspondientes para obtenerla.
12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
COYAIMA GROUP podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello sea necesario para:
- La prestación de los servicios contratados.
- La gestión de reservas.
- La gestión de pagos.
- La prestación de servicios tecnológicos.
- La gestión contable o administrativa.
- La ejecución de contratos.
- El cumplimiento de obligaciones legales.
- La gestión de proveedores y contratistas.
Los terceros que actúen como encargados del tratamiento deberán tratar los datos de acuerdo con las instrucciones de COYAIMA GROUP y con las obligaciones establecidas por la legislación colombiana.
Cuando se realicen transferencias internacionales de datos personales, COYAIMA GROUP cumplirá los requisitos y condiciones establecidos por la legislación colombiana aplicable.
13. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
COYAIMA GROUP podrá contratar terceros que actúen como encargados del tratamiento, incluyendo proveedores de:
- Servicios tecnológicos.
- Alojamiento y almacenamiento de información.
- Sistemas de reservas.
- Servicios de pago.
- Facturación.
- Marketing y comunicaciones.
- Servicios administrativos.
COYAIMA GROUP procurará que dichos terceros adopten medidas razonables de seguridad y confidencialidad y cumplan las obligaciones aplicables al tratamiento de datos personales.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
COYAIMA GROUP adoptará medidas técnicas, administrativas, humanas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra:
- Acceso no autorizado.
- Uso indebido.
- Alteración.
- Pérdida.
- Destrucción.
- Divulgación no autorizada.
El acceso a la información estará limitado, en la medida razonablemente posible, a las personas que necesiten conocerla para el cumplimiento de sus funciones.
No obstante, ningún sistema de almacenamiento o transmisión de información puede garantizar una seguridad absoluta.
15. CONFIDENCIALIDAD
Las personas que intervengan en cualquier etapa del tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la confidencialidad de la información.
Esta obligación continuará incluso después de terminada la relación contractual, laboral o comercial, cuando corresponda.
16. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
COYAIMA GROUP conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras subsistan obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o judiciales que hagan necesaria su conservación.
Una vez finalizado el período durante el cual los datos deban conservarse, COYAIMA GROUP procederá, cuando corresponda, a su supresión, anonimización o conservación bajo las condiciones permitidas por la legislación aplicable.
17. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la legislación colombiana, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer los datos personales que COYAIMA GROUP trata sobre ellos.
- Solicitar la actualización de sus datos.
- Solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o desactualizada.
- Solicitar información sobre el uso y tratamiento de sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando esta sea exigible.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
- Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se han vulnerado sus derechos.
Estos derechos se ejercerán de acuerdo con las excepciones y limitaciones establecidas por la legislación colombiana.
18. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
El titular que desee conocer los datos personales que COYAIMA GROUP tiene sobre él podrá presentar una consulta mediante:
Correo electrónico: hola@casa-coyaima.com
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular y permitir la localización de sus datos.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.
Cuando resulte necesario, COYAIMA GROUP podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante y proteger la información personal frente a accesos no autorizados.
19. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
Cuando el titular considere que la información tratada por COYAIMA GROUP debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando considere que existe un incumplimiento de las obligaciones legales aplicables, podrá presentar un reclamo mediante:
Correo electrónico: hola@casa-coyaima.com
El reclamo deberá incluir:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos.
- Petición concreta.
- Dirección o correo electrónico para recibir respuesta.
- Documentos que se consideren relevantes, cuando corresponda.
Cuando el reclamo esté incompleto, COYAIMA GROUP podrá solicitar al interesado que lo complete dentro de los términos previstos por la legislación aplicable.
Los reclamos serán tramitados dentro de los plazos establecidos por la normativa colombiana.
20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando ello sea legalmente procedente.
La solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a COYAIMA GROUP a conservar la información, o cuando exista alguna otra excepción prevista por la legislación.
La revocatoria podrá ser total o parcial, dependiendo de las finalidades para las cuales se haya otorgado la autorización.
21. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Cuando sea legalmente exigible, COYAIMA GROUP solicitará al titular una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse por escrito, mediante medios electrónicos, verbalmente o mediante otros mecanismos legalmente permitidos, siempre que permitan demostrar razonablemente la autorización otorgada por el titular.
COYAIMA GROUP conservará la evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando ello sea exigible.
El silencio del titular no será considerado como autorización cuando la legislación exija una manifestación de voluntad.
22. AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando corresponda, COYAIMA GROUP pondrá a disposición de los titulares un Aviso de Privacidadmediante el cual informará, de manera clara y oportuna, sobre:
- La identidad del Responsable.
- Las finalidades del tratamiento.
- Los derechos del titular.
- La existencia de esta Política.
- Los mecanismos para consultar la Política y sus modificaciones.
El Aviso de Privacidad estará disponible a través de los canales de comunicación utilizados por COYAIMA GROUP y, cuando corresponda, en el sitio web:
https://casa-coyaima.com
23. CAMBIOS EN LA POLÍTICA
COYAIMA GROUP podrá modificar esta Política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios legislativos, regulatorios, administrativos, tecnológicos o internos.
Cuando se produzcan cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en otros aspectos relevantes de la Política, COYAIMA GROUP comunicará dichos cambios por los medios legalmente establecidos.
La versión vigente estará disponible permanentemente en el sitio web de Casa Coyaima.
24. VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia el 13 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras COYAIMA GROUP realice actividades de tratamiento de datos personales.
Las bases de datos estarán sujetas a las disposiciones de esta Política mientras contengan información personal y durante el tiempo en que exista una obligación legal, contractual o legítima que justifique su conservación.
25. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Para cualquier consulta relacionada con esta Política o para ejercer los derechos establecidos por la legislación colombiana, el titular podrá comunicarse con:
COYAIMA GROUP S.A.S.
NIT: 901.768.881-7
Dirección: Vía Palmera, Pijao, Quindío, Colombia
Correo electrónico: hola@casa-coyaima.com
Sitio web: https://casa-coyaima.com
COYAIMA GROUP S.A.S.
NIT 901.768.881-7
Última actualización: 13 de septiembre de 2026